データの共有化


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 ◆データの共有化


 社内や部署ごとに共通した書類のフォーマットや、どのように保管・配布していますか?


 更新があるたびに、MOなどメディアで関係者に渡したり、メールで添付して送ったりしてませんか??



 これって、結構手間がかかりますよね??


 また、せっかくデータ-を回覧しても更新し忘れていたり、回覧の途中でデータが紛失したりする恐れもあります。


 各個人での個別管理をさせていると、古いデータと新しいデータが混在してしまったりします。




 そんな時にはデータをサーバーにアップロードしておいて、使用するときにサーバーよりダウンロードして使うようにすればいいのではないでしょうか?


 そうしておけば、データの更新は、サーバーの物のみで済みます。
 管理者の手間も省けますし、回覧時のトラブルや各担当者も更新作業のわずらわしさから開放されます。


 データの保存場所を1箇所にしておいて、そこからのみの使用に制限しておけば、違うバージョンの書類が平行して使用されることは無くなり、管理しやすくなるはずです。


 離れた部署や外注とのデータ共有もレンタルサーバーを使用すれば、実現可能です。


 外部に出てはまずい書類などには、もちろんパスワードを掛けておきます。




◆PDAファイルの利用


 また、改ざんされてはまずい書類や資料などは、PDAファイルに変更して、アップロードしておきましょう。


 PDAファイルは改ざんは出来ないように設定できますし、プリンターできれいに印刷できる形式の書類です。


 PDAファイル変換のソフトを利用し簡単に作成できます。




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 また、閲覧印刷でしたら大抵のパソコンに付属している、【アクロバットリーダー】で出来ます。
(付属してない場合には、アドビのサイトより、無料でダウンロードできます。



◆データーは圧縮してアップロードしよう


 容量の大きなデータはサーバーにも負担が掛かりますし、アップロード・ダウンロードに時間が掛かります。
  データは圧縮して、アップロードしましょう。


 データを圧縮するには、専用ソフトが必要です。




 ■自宅にファイル共有サーバーを構築する―インターネットをデータ保管庫として使おう








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2005年06月23日 01:41